Cùng với kỹ năng ngoại ngữ, thì kỹ năng tin học văn phòng vô cùng cần thiết cho các bạn sinh viên để có thể hoàn thành tốt việc học, sau này ra trường dễ xin việc. Đặc biệt ngày nay khi mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì kỹ năng này vô cùng quan trọng.
Có rất nhiều kỹ năng văn phòng khác nhau từ cơ bản đến nâng cao, trong bài viết dưới đây chúng tôi chia sẻ các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản cần có.
Kỹ năng làm quen các bàn phím máy tính
Đầy tiên bạn phải biết được tên, cũng như công dụng của các phím máy tính như (enter, backspace, Ins,…) và các phím tắt như ctrl+c là copy, ctrl+v là past, ctrl+N,… là mở một tài liệu mới…
Khi bạn biết được các phím tắt thì sẽ thao tác nhanh gọn và dễ dàng hơn rất nhiều.
Ngoài ra các bạn sinh viên cũng cần luyện tập cho mình kỹ năng gõ máy tính 10 ngón, để có thể đánh văn bản nhanh.
Nếu như bạn gõ máy “mổ cò” thì đánh đoạn văn bản bạn sẽ tốt gấp đôi thời gian so với người gõ 10 ngón.
Ban đầu luyện tập đánh 10 ngón sẽ cảm thấy khó khăn, nhưng khi đánh quen sẽ tạo thành thói quen.
Kỹ năng soạn thảo văn Word
Một trong kỹ năng tin học văn phòng mà các bạn sinh viên cần phải có đó là soạn thảo văn bản word. Microsoft Word là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức, công ty nào cũng cần.
Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng, hình ảnh đồ họa và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác.
Ngoài ra có một tiện ích nữa là trình soạn văn bản word có công cụ soạn thảo chính tả, ngữ pháp hỗ trợ cho người sử dụng rất tốt.
Các bạn sinh viên đòi hỏi phải sử dụng trình soạn thảo văn bản rất nhiều để có thể làm các bài báo cáo, tiểu luận nộp cho thầy cô.
Kỹ năng soạn thảo văn bản word cơ bản mà các bạn sinh viên cần nắm được đó là:
- Nhập liệu văn bản (gõ tiếng Việt, chỉnh font, cỡ chữ, màu chữ) và các thao tác định dạng cơ bản như canh lề, bôi đậm, in nghiêng,…
- Chè các định dạng: Bảng, cột, tab, bullet, numbering, chữ nghệ thuật,…Chèn hình ảnh, biểu đồ, khối, Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote),…
- Thiết lập tệp in: phải biết canh khổ giấy, lề in và đánh số trang cho văn bản.
Kỹ năng kỹ năng tin học văn phòng Excel
Excel có thể nói là phần mềm giúp tạo ra các bảng tính, cùng các tính năng, công cụ hỗ trợ tính toán dữ liệu nhanh, chính xác nên vô cùng cần thiết cho các bạn sinh viên. Đặc biệt là đối với những bạn học ngành liên quan đến số liệu nhiều.
Một số kỹ năng về excel mà các bạn sinh viên cần biết:
- Tạo và định dạng dữ liệu bảng tính: định dạng số, định dạng bảng, trộn và xóa các ô, các cột, định dạng ngày tháng năm, định dạng tự động theo yêu cầu (số, ngày tháng năm,…)
- Sử dụng hàm số thông dụng: Sum, If, Vlookup, Hlookup, , Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….các hàm này rất hữu ích trong việc tính toán
- Sử dụng lọc dữ liệu (Filter): lọc theo yêu cầu
- Vẽ Biểu đồ: Chart
- Thiết lập bảng in: canh khổ giấy, vẽ khung
Kỹ năng sử dụng PowerPoint
Các bạn sinh viên phải làm bài thuyết trình rất nhiều trong các môn học của mình, vì vậy cần phải có kỹ năng soạn thảo PowerPoint:
- Soạn thảo tài liệu trên powerpoint.
- Chèn biểu đồ, âm thanh, shapes, hình ảnh,…trong PowerPoint.
- Tạo hiệu ứng amination và sử dụng và chỉnh sửa themes design
- Tạo link: Hyperlink
- Sử dụng các kiểu trình chiếu
Trên đây là các kỹ năng tin học văn phòng mà sinh viên cần có, hy vọng các bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng này, không ngừng học hỏi và nâng cao.
