Các kỹ năng giao tiếp cơ bản để thành công hơn

Thành công là kết quả từ sự kết hợp của nhiều yếu tố khác nhau, và một trong số đó chính là bộ quy tắc ứng xử bao gồm các kỹ năng giao tiếp cơ bản. Dù được xem là cơ bản, nhưng trên thực tế, hầu hết chúng ta đều khó mà nắm rõ và áp dụng những kỹ năng giao tiếp này thuần thục. Vậy trước hết, đó là những kỹ năng giao tiếp nào và làm sao để sử dụng chúng đúng cách? Đừng bỏ qua những thông tin dưới đây, vì chắc chắn chúng sẽ hữu ích đối với cuộc sống của bạn.

1. Những kỹ năng cơ bản trong giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp nói chung có thể được chia ra thành nhiều kỹ năng khác nhau, tuy nhiên, 5 kỹ năng cơ bản dưới đây sẽ là nền tảng vững chắc để bạn phát triển nhiều kỹ năng giao tiếp khác của mình.  

Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp

Có thể nói, bên cạnh kỹ năng nói, kỹ năng lắng nghe chiếm tới hơn 50% sự thành công của một cuộc giao tiếp. Tuy nghe là một trong những phản xạ tự nhiên của con người, nhưng lắng nghe lại được định nghĩa như một kỹ năng quan trọng cần phải học tập và rèn luyện để phát triển theo thời gian. 

– Vì sao kỹ năng lắng nghe lại quan trọng?

Trong bất kỳ quá trình giao tiếp nào, việc trao đổi thông tin giữa hai hoặc nhiều cá nhân sẽ giúp mọi người đạt được các mục đích giao tiếp nhất định, và kỹ năng lắng nghe sẽ luôn cần thiết để bạn nắm bắt vấn đề rõ ràng và thu thập thông tin nhanh nhạy hơn, từ đó việc phân tích vấn đề và đưa ra phản hồi phù hợp sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Ngoài ra, kỹ năng lắng nghe còn là một cầu nối cảm xúc quan trọng giữa bạn và đối phương. Việc chủ động lắng nghe sẽ được thể hiện như một sự tôn trọng mà cả hai bên dành cho nhau, qua đó cả hai đều sẽ có cơ hội hiểu thêm về ý kiến, quan điểm của người còn lại.

Đồng thời sự cảm thông và thiện cảm cũng sẽ gia tăng thông qua việc thật sự lắng nghe.

– Vậy phải làm sao để phát triển kỹ năng lắng nghe của bản thân?

• Trước tiên, bạn cần phải thật sự tập trung vào cuộc giao tiếp cũng như bất kỳ lời nói nào của đối phương. Vì giao tiếp là một quá trình hai chiều, nên chắc chắn bạn sẽ khó mà nắm bắt được thông tin mà đối phương gửi đến nếu thiếu đi sự tập trung.
• Tiếp theo, bạn không nên ngắt lời khi đối phương đang nói, thay vào đó, hãy đợi đến khi họ kết thúc lượt nói của mình để nêu lên quan điểm hoặc đặt câu hỏi.
• Ngoài ra, bạn cũng cần thấu hiểu và cởi mở để tiếp nhận quan điểm của đối phương, đồng thời đặt mình vào vị trí của người còn lại để hiểu về vấn đề trên các góc nhìn khác nhau. Cuối cùng, đừng quên đưa ra phản hồi để đối phương biết bạn đang thật sự tôn trọng và lắng nghe họ. 

Xem thêm: Người có 5 kỹ năng này sự nghiệp và cuộc sống đều thuận lợi

Kỹ năng giao tiếp ứng xử

Một trong các kỹ năng giao tiếp cơ bản – kỹ năng giao tiếp ứng xử luôn được đánh giá cao tầm quan trọng bởi nó có thể thể hiện một phần tính cách và lối sống của mỗi người.

Trong “ứng xử”, “ứng” có nghĩa là ứng phó, ứng biến, còn “xử” nghĩa là xử lý, xử sự.

Từ đó, dễ dàng hiểu kỹ năng giao tiếp ứng xử chính là kỹ năng đưa ra phản ứng và xử lý tình huống của cá nhân, tập thể trước một vấn đề bất kỳ. Đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng, đặc biệt là trong môi trường công việc tập thể.

– Lợi ích khi là người ứng xử tinh tế

Một người sở hữu kỹ năng ứng xử tinh tế, khôn ngoan không chỉ trở thành cầu nối gắn kết mọi người với nhau, mà còn thúc đẩy kỹ năng giải quyết vấn đề phát huy để xử lý tình huống dễ dàng hơn.

Do đó, sẽ không quá khó hiểu khi kỹ năng giao tiếp ứng xử được xem như một trong những yêu cầu cơ bản trong bất kỳ vòng phỏng vấn nào. 

Vậy làm thế nào để phát triển kỹ năng giao tiếp ứng xử một cách thông minh, khôn khéo hơn?

– Ứng xử theo địa vị

Đầu tiên, chắc chắn bạn nên nhận định được vị trí hiện tại của mình là ở đâu, biết “trên dưới, trái phải” để đưa ra cách hành xử sao cho phù hợp. Đây không chỉ là vấn đề tuổi tác mà còn là khía cạnh vai vế trong công việc, trong cuộc sống.

Với những đối tượng khác nhau, bạn có thể đưa ra cách ứng xử khác sao để phù hợp với tình huống. Ví dụ, đối với người có vai vế cao hơn hoặc lớn tuổi hơn, nói trống không sẽ luôn là điều cấm kỵ nếu muốn giữ sự tôn trọng và phép lịch sự cơ bản giữa hai người.

Còn đối với những đối tượng thân thiết hơn như bạn bè, bạn nên tránh sử dụng các từ ngữ quá trang trọng để không tạo ra sự xa cách, e dè trong một mối quan hệ thân thiết. 

– Ứng xử theo văn hóa

Tiếp theo, bạn nên xử sự theo văn hóa, đạo đức chuẩn mực, tránh gây ra các hành động thô lỗ, bất lịch sự, vì chúng có thể trở thành nguyên nhân chính khiến các mối quan hệ mất hòa khí.

Ngoài ra, trong bất kỳ tình huống nào, bạn cũng cần giữ được sự bình tĩnh, điều này sẽ giúp não của bạn hoạt động tốt hơn và sáng suốt hơn trong việc giải quyết vấn đề.

Đặc biệt, bạn không nên đưa ra quyết định khi nóng giận hoặc mất bình tĩnh, vì đôi khi sự nóng giận của bạn sẽ khiến quyết định đó trở nên sai lầm, đem lại ảnh hưởng không chỉ với cá nhân bạn mà còn với mọi người xung quanh.

Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

– Tầm quan trọng của kỹ năng đặt câu hỏi

Việc thường xuyên tiếp nhận thông tin một cách thụ động đôi khi sẽ khiến bạn quên đi tầm quan trọng của kỹ năng đặt câu hỏi, được xem là một trong các kỹ năng giao tiếp cơ bản không thể không có khi đi làm.

Kỹ năng đặt câu hỏi không chỉ là cách bạn đưa ra câu hỏi bất kỳ hay chỉ hỏi cho có, đây là một kỹ năng đòi hỏi sự tinh ý khá cao để đặt được những câu hỏi tích cực, đúng trọng tâm để có thể tiếp tục dẫn dắt câu chuyện đi đến mục tiêu nhanh chóng hơn.

Giao tiếp không chỉ là sự trao đổi thông tin hay những ý kiến sẵn có, mà đây còn là quá trình hỏi – đáp để cả hai cùng nắm bắt những thông tin chung, biết được những thông tin chưa có. Nếu biết cách đặt câu hỏi, bạn sẽ có khả năng cao nhận được những thông tin có ích cho vấn đề của bạn

Ngược lại, nếu bạn không đưa ra được những câu hỏi đúng trọng tâm, chắc chắn câu trả lời mà bạn nhận được cũng sẽ khó mà đáp ứng được mục đích giao tiếp của bạn.

– Cách cải thiện kỹ năng đặt câu hỏi

Nếu đã biết được tầm quan trọng của kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp, bạn cần làm gì để cải thiện kỹ năng này?

• Đầu tiên, bạn cần nhận thức rõ mối quan hệ giữa người hỏi và người được hỏi, đồng thời tự ý thức mức độ thân thiết giữa hai người có đủ để đặt ra câu hỏi như vậy hay không. Tất nhiên, đôi khi một mối quan hệ thân thiết cũng không phù hợp với những câu hỏi quá riêng tư, đó là lý do bạn nên thực sự cân nhắc câu hỏi mà mình định hỏi.
• Tiếp theo, bạn cần dựa vào nội dung câu hỏi và sự nghiêm trọng của vấn đề để cân nhắc nên hỏi trực tiếp hay hỏi gián tiếp, trong đó, cách khơi gợi thông tin từ những câu hỏi gián tiếp sẽ giúp bạn thăm dò tình huống tốt hơn trước khi đặt câu hỏi chính, còn câu hỏi trực tiếp đôi khi có thể gây ra sự e dè hoặc ái ngại cho người được hỏi.
• Tuy nhiên, đối với những vấn đề nghiêm túc cần sự dứt khoát, rõ ràng, những câu hỏi trực tiếp sẽ là lựa chọn tốt hơn.
• Cuối cùng, bạn có thể tò mò nhưng không nên tọc mạch, những câu hỏi đi quá sâu vào các vấn đề cá nhân sẽ khiến người được hỏi trở nên khó chịu nếu họ nhận thấy bạn đang cố ý tìm hiểu quá nhiều về vấn đề của họ.
• Đặc biệt, bạn không nên đặt những câu hỏi mang tính gài bẫy chỉ để dụ dỗ đối phương nói ra câu trả lời mà mình muốn. 

Kỹ năng quan sát trong giao tiếp

Nếu nhìn vào hầu hết các kỹ năng giao tiếp cơ bản, ví dụ như kỹ năng lắng nghe hay kỹ năng quan sát này, đôi khi bạn sẽ nhầm lẫn rằng chúng chỉ là những bản năng tự nhiên của con người.

Tuy nhiên, trên thực tế, kỹ năng quan sát khác hoàn toàn với việc chỉ nhìn sự vật, sự việc một cách ngẫu nhiên mà kỹ năng này đòi hỏi bạn cần có sự quan sát chi tiết, sau đó ghi nhớ, xâu chuỗi và phân tích để tìm được câu trả lời cho mục đích của mình.

Điều này có nghĩa là, “quan sát” khác hoàn toàn với “nhìn thấy”, khi “nhìn thấy”, chúng ta vẫn có thể tiếp thu thông tin từ sự vật, sự việc, nhưng hoàn toàn bị động, còn đối với “quan sát”, chúng ta sẽ chính là người ở thế bị động, cố tình sử dụng các giác quan của mình để tiếp cận một sự vật, sự việc nào đó.

– Vai trò của kỹ năng quan sát

Có thể nói, kỹ năng quan sát đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ lĩnh vực nào, và nghệ thuật giao tiếp cũng không ngoại lệ.

Sở hữu kỹ năng quan sát tốt sẽ giúp bạn nhìn nhận sự việc đa chiều, nhanh chóng nhận ra vấn đề và tìm được các thông tin liên quan đến vấn đề, sau đó, việc xâu chuỗi và phân tích thông tin sẽ diễn ra dễ dàng hơn.

Cụ thể hơn, khi giao tiếp, kỹ năng quan sát sẽ là trợ thủ đắc lực để bạn nhìn nhận tâm tư và thái độ của đối phương thông qua mọi yếu tố như cử chỉ, hành động, cách nói chuyện, biểu hiện trên gương mặt,…

Nhờ đó, chúng ta biết được một phần tâm lý hiện tại của đối phương, từ đó đưa ra cách phản hồi và thái độ phù hợp.

Đối với nhiều công việc đặc thù hoặc nhiều tình huống đặc biệt trong giao tiếp, nếu kỹ năng quan sát của bạn không tốt, bạn sẽ có khả năng cao bỏ lỡ nhiều chi tiết, thông tin quan trọng liên quan đến vấn đề mà mình cần tìm câu trả lời.

– Cách cải thiện kỹ năng quan sát

Trong giao tiếp, nếu muốn kỹ năng quan sát của mình tốt hơn, bạn cần chú ý đến bốn yếu tố quan trọng của đối phương, đó là: nét mặt, ánh mắt, hơi thở và cử chỉ.

• Khuôn mặt: là nơi biểu hiện cảm xúc rõ ràng và chính xác nhất. Với người bình thường, dù muốn che giấu tâm trạng hiện tại, nét mặt của họ cũng sẽ hoàn toàn khó mà điều khiển được như ý muốn của họ.
• Đôi mắt: “đôi mắt là cửa sổ tâm hồn”, đó là lý do ánh mắt của hầu hết chúng ta đều “không biết nói dối”. Thông qua những cái cau mày bất chợt của đối phương, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy vấn đề nào khiến họ e ngại, vấn đề nào khiến họ khó chịu,… 
• Hơi thở: đây là một kỹ năng quan sát cần khá nhiều sự tinh ý, vì vậy không phải luyện tập ngày một ngày hai là có thể thành thạo. Qua nhiều nghiên cứu, người ta nhận thấy một người thường thở gấp hoặc hơi thở tăng lên trong trường hợp họ đang căng thẳng và lo lắng, còn một người có hơi thở khá nặng nề chứng tỏ họ đang tập trung nhiều vào vấn đề mà bạn đang nói.
• Hành động: cử chỉ cũng như “ngôn ngữ cơ thể”. Một số mẹo quan sát và nhận định khá hay chính là: người đó sẽ ngồi xuống đột ngột nếu họ thấy chán nản với vấn đề đang có, khoanh tay chứng tỏ họ chưa thực sự mở lòng và còn nhiều thắc mắc, thường xuyên sờ gáy nghĩa là họ đang giấu diếm thông tin gì đó,…

Kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp

Trong các kỹ năng giao tiếp cơ bản mà chúng tôi chia sẻ trong bài viết này, đây sẽ là kỹ năng cơ bản cuối cùng nhưng chắc chắn tầm quan trọng của nó cũng không hề kém cạnh so với bốn kỹ năng trên.

Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp chính là khả năng thay đổi thái độ, niềm tin, quan điểm hoặc hành vi của đối phương nhờ truyền đạt thông điệp bằng lời nói hoặc ngôn ngữ cơ thể một cách thuyết phục để đạt được mục đích của mình.

Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa rằng bạn đang thao túng tâm lý hoặc tạo áp lực cho người khác.

– Vai trò của kỹ năng thuyết phục

Đối với giao tiếp hằng ngày, việc bất đồng quan điểm sẽ luôn xảy ra, đó là lúc bạn cần sử dụng kỹ năng thuyết phục của mình để tỏ rõ quan điểm của bản thân, đồng thời truyền tải thông điệp rõ ràng và thuyết phục để người khác hiểu được quan điểm của bạn.

Nếu không có kỹ năng thuyết phục, hai phía sẽ khó mà tìm được tiếng nói chung, và xung đột sẽ vẫn tiếp diễn.

– Cải thiện kỹ năng thuyết phục

Cải thiện kỹ năng thuyết phục không đơn giản, nhưng vẫn hoàn toàn có thể nếu bạn cố gắng. Trước tiên, bạn cần gia tăng uy tín của bản thân, vì để lời nói của bạn có trọng lượng và ảnh hưởng được người khác, bạn cần phải có uy tín nhất định để tạo nền tảng tin tưởng đầu tiên.

Tiếp theo, bạn cần tìm căn cứ rõ ràng mà mọi người đều có thể thấy, từ đó tìm ra những quan điểm chung đầu tiên có lợi cho mình.

Sau đó, bạn cần đưa ra bằng chứng, dẫn chứng cụ thể để bảo vệ quan điểm của mình, vì những gì thực tế sẽ luôn đáng tin cậy hơn những lời nói bâng quơ.

Cuối cùng, bạn cần đặt tình cảm, tâm tư vào lời nói và thể hiện chúng một cách thật lòng thông qua cách nói chuyện lẫn ngôn ngữ cơ thể.

Đồng thời, bạn nên kết hợp quan sát để nhìn nhận thái độ phản hồi của đối phương, điều này sẽ giúp bạn cân nhắc nên lựa chọn thông tin tiếp theo là gì để thuyết phục hiệu quả hơn.

2. Những kỹ năng khác hỗ trợ giao tiếp tốt hơn

Bên cạnh các kỹ năng giao tiếp cơ bản như đã đề cập, có lẽ bạn sẽ cần thêm ba kỹ năng hỗ trợ cần thiết dưới đây.

Kỹ năng bắt tay

Bắt tay đúng cách sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt và chuyên nghiệp cho đối phương. Khi bắt tay, bạn cần thể hiện sự chủ động của mình, không nắm hoặc siết chặt tay đối phương, không lắc tay nhiều hoặc giữ tay của đối phương quá lâu, và tuyệt đối cũng không nên nắm tay lỏng lẻo, hững hờ.

Kỹ năng diễn đạt

Đây là một kỹ năng hỗ trợ kỹ năng thuyết phục rất quan trọng. Để diễn đạt trôi chảy, bạn cần giữ bình tĩnh và thư giãn bản thân, sau đó sắp xếp thông tin rành mạch và rõ ràng.

Khi diễn đạt, bạn cần chú ý sử dụng từ ngữ phù hợp cũng như kết hợp nhiều cách diễn đạt khác nhau để thu hút sự chú ý của người nghe.

Đồng thời, nên nhấn mạnh vào các chi tiết quan trọng để người nghe không bỏ sót hay hiểu lầm về quan điểm của bạn.

Kỹ năng kiềm chế

Kỹ năng kiềm chế chính là cách bạn điều khiển hành vi, thái độ của mình sao cho phù hợp để hạn chế tối đa tranh cãi không đáng có. Để tăng khả năng kiềm chế, bạn cần giữ bình tĩnh trong mọi tình huống, đồng thời suy nghĩ về trách nhiệm của bản thân và dừng tranh cãi khi chưa tìm được tiếng nói chung với đối phương.

Bất kỳ kỹ năng nào trong các kỹ năng giao tiếp cơ bản trên đây đều sẽ cần thiết trong quá trình giao tiếp của bạn, hãy lưu lại để thực hành và cải thiện nhé.

Tham khảo: Kỹ năng tạo ấn tượng ban đầu trong mọi cuộc giao tiếp